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Life2019.01.04

미생을 위한 속시원 스쿨 4. 평화로운 업무를 위한 이메일 매너

진상 메일러는 모두의 기피 대상이다.

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본문 없는 비즈니스 이메일은 절대 쓰지 말 것
경험상 상대의 인성이 의심되는 메일 유형 중 하나는 본문 내용을 생략한 경우다. 여는 즉시 스팸 메일은 아닐지 메일의 정체에 의심이 솟는 동시에 내게 쓸 메일을 잘 못 보낸 실수가 아닐지 고개를 갸우뚱하게 된다. 파일 제목에 메일의 목적이 드러난다고 하더라도 본문이 없는 메일은 메일이라고 할 수 없다. 이런 실수를 범하기 가장 위험한 상대는 바로 절친한 동료다. 아무리 친한 사이라고 하더라도 메일은 업무 과정 중에서도 기록의 영역이라는 사실을 잊지 말자. 훗날 메일이 어떤 형태로 누구에게 흘러갈지 모르기 때문에 언제나 회사 전체를 타깃으로 써야 한다. 제목에는 반드시 메일의 목적이 드러나는 내용을 포함시킬 것!
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메일 하단에 서명은 반드시 설정할 것
메일에서 서명은 명함과 같은 역할을 한다. 사회생활을 시작한 사람이라면 한국 사회에서 명함의 힘이 얼마나 위대한지 피부로 이미 느꼈을 터. 메일로 커뮤니케이션을 할 때 서명이 없는 건 명함 교환 없이 첫 미팅을 시작하는 것과 다르지 않다. 서명은 커뮤니케이션에서 신뢰의 부분이다. 그래서 회사에서 메일 계정을 받자마자 가장 처음 해야 하는 일이 환경설정에 들어가 서명을 설정하는 것이다. 소속과 이름, 연락처와 사무실 주소는 필수다.
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메일 제목은 깔끔하게 정리할 것
보기 좋은 떡이 먹기에도 좋다고, 잘 쓴 메일 제목은 답장의 속도에 날개를 달아준다. 쏟아지는 메일 더미 속에서 열기 망설여지는 메일은 읽어볼 엄두조차 나지 않기 때문이다. 제목조차 보이지 않는 경우라면 말해 뭐 하나. 게다가 수신과 발신을 여러번 거친 메일은 존재감 또한 미약해 잘못 하다가는 놓쳐버리는 수도 있다. 세번 정도 수신과 발신을 거친 메일에는 새로운 제목을 붙여 메일의 내용을 간접적으로 보여주는 편이 안전하다. 상사로부터 내 메일만 유난히 느린 회신을 받고 있다면 메일 제목부터 다시 한 번 점검해볼 필요가 있다.
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메일 본문에는 구체적인 표현만 사용할 것
메일의 목적은 소통이다. 상대 또한 알아들을 수 있는 정보를 이용해야 한다는 것. 메일을 읽은 수신인이 취해야 할 행동을 구체적으로 언급해줘야 한다. 확인을 부탁드린다는 모호한 표현보다는 피드백을 달라, 수정 사항을 알려달라는 등의 표현을 활용하는 식이다. 메일을 보내는 목적에 대한 앞뒤 상황을 간략히 덧붙이면 센스 점수를 쌓을 수 있다.
사진 | 네이버 영화
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