일머리가 좋아지는 9가지 습관

당장 내일부터 실천할 수 있는 일머리 노하우.

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1 문장을 짧게 써라
간결한 문장을 쓰는 것만으로도 매일 반려되어 내려오는 보고서를 보완할 수 있다. 상사는 바쁜 와중에도 많은 서류를 일일이 확인해야 하기 때문에 길고 정신 없는 문장을 꼼꼼하게 읽을 시간과 정신적인 여유가 없다. 또한 문장이 길어지면 초점이 흐려져 중요 포인트를 놓치기도 쉽다.

●HOW-TO 문장에서 쓸데없는 수식어는 떼어내고, 글의 분량을 절반으로 줄여보자. 한눈에 이해할 수 있는 보기 쉬운 표와 그림을 활용하는 것도 방법. 주어와 서술어가 일치하는지, 자료에 사용된 숫자는 확실한지 마지막으로 체크하는 습관도 필요하다.

●PLUS TIP 제안서를 쓸 때는 한 페이지 정도로 깔끔하게 정리해 포인트만 명확히 드러나게 할 것.

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2 가장 하기 싫은 일부터 하라
뭔가 바쁘긴 한데 해놓은 일은 없는 기분이 드는가. 일의 우선순위를 매길 때는 ‘편한 일’보다 ‘해야 할 일’을 먼저 하는 것이 좋다. 익숙한 ‘유사노동’에 현혹되어서는 안 된다. 익숙한 유사노동만 하다 보면 막판에 하기 싫은 일이 한꺼번에 몰려 ‘멘붕’에 빠질 위험이 크다. 게다가 하기 싫은 일은 많은 시간이 소요될 가능성이 높으니 시간 배분에 참고할 것.

●HOW-TO 업무의 마감 기한, 중요도를 따져 투두 리스트를 작성하고, 그중 가장 하기 싫고 중요한 일부터 처리하자. 업무 리스트는 세분화하여 구체적으로 적는 편이 낫다.
‘ 제안서 작성’이 아닌 그 옆에 ‘자료 조사’ ‘자료 분석’ ‘자료 작성’ 등으로 세분화해 써야 한다. 업무 전화는 기다리지 않고 먼저 건다. 반드시 걸어야 할 곳을 정리해 연달아 통화를 하는 ‘업무 전화 타임’을 가져보자.

●PLUS TIP 전화나 문자로 빠르게 처리될 간단한 일은 ‘하기 싫은 일’을 하는 중간에 처리해도 좋다.

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3 마감을 하루 당겨 생각한다
인간은 게으르다. 마감일까지 늑장을 부리다가 막판에 허겁지겁 일을 처리하는 경우가 많다. 아주 간단히 처리되는 일 외에 긴 시간이 필요한 업무는 리스트에 마감일 하루 전을 적어 실제보다 일찍 마감할 수 있도록 마음가짐을 새로 하자. 나중에 방대한 양의 업무를 여유롭게 수정할 수 있는 시간도 가질 수 있다. 마감일을 지키는 것은 곧 나의 평판임을 잊어서는 안 된다.

●HOW-TO 상사의 확인이나 결재를 받아야 하는 업무, 동료가 처리를 해야 다음 단계로 넘어갈 수 있는 업무는 나의 의지와 상관없는 어쩔 수 없는 대기 시간이 생길 수 있다. 마감일에 지장이 없도록 상대방에게 업무의 진행과 마감 일정을 반복해서 상기시켜야 한다.

●PLUS TIP 회의에서는 숙제를 안고 돌아오지 않는다. 업무와 관련된 대부분의 사람들이 모이는 회의 시간을 찬스로 이용하면 간단한 확인 절차나 질문을 대기 시간 없이 빨리 해결할 수 있다.

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4 나의 업무를 타인에게 알린다
내 할 일만 묵묵히 하는 것은 어리석은 일이다. 업무에 들이는 공이 자연스레 드러나는 일도 있지만, 그렇지 않은 경우가 더 많기 때문이다. 업무는 공개될수록 건강하다. 내가 하고 있는 일을 타인에게 알릴 수 있을 뿐만 아니라 어려운 문제 해결은 쉬워지고 새로운 정보 자원을 얻을 수 있다. 이는 성과로도 이어진다. 꼭 남에게 도움을 받지 않더라도 나의 업무를 객관화해 바라볼 수 있는 기회이기도 하다.

●HOW-TO 상사가 “하고 있는 일은 잘 되고 있나?”라고 묻는 것은 일종의 기회다. 이때 ‘엘리베이터 톡(Elevator Talk)’ 기술을 사용해야 한다. 엘리베이터에서 상사를 만났을 때 30초 이내에 내가 하고 있는 일을 잘 표현하는 걸 의미한다. 현재 어떠한 일을 하고 있고 어떻게 몰입하고 있는지 간단하게 설명하자. 엘리베이터 톡에 성공했다면 엘리베이터에서 내려서도 지속될 것이고 질문을 주고받으며 상사의 귀중한 인풋을 받을 수도 있다. 물론 나에 대한 지지는 덤이다. 사무실에서 지나가던 상사의 한마디도 엘리베이터와 마찬가지로 빠르게 반응하자.

●PLUS TIP 가까운 선배에게 고민을 털어놓자. 내가 무슨 일을 하는지 알릴 수 있고, 몰랐던 부분에 대해서는 색다른 접근 방식을 공유 받을 수 있다.

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5 상사를 좋아한다고 착각하라
아무리 상사가 싫어도 그를 멀리하면 결국 자기 손해다. 업무를 분담하는 것도, 인사 평가를 하는 것도 자신의 상사임을 잊어서는 안 된다.

●HOW-TO 상사와의 식사는 최대한 많이 할수록 좋다. 이 시간을 이용해 새로운 정보를 주고받자. 산업 내 변화, 경쟁사의 활동, 신기술 등을 공유함으로써 업무 파트너로서의 이미지를 구축한다. 반대로 상사에게서 업무, 기업에 관한 최신 정보를 얻을 수도 있다.

●PLUS TIP 상사에게 보고를 할 때는 항상 옵션을 만들 것. 다양한 옵션을 보고 상사가 최종 결정할 수 있게 해야 한다.

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6 당당하게 따라 하라
회의 중이거나 제안서를 만들 때 더 이상 창의적인 아이디어가 없다고 자책하지 마라. ‘카피(copy)’하는 것도 효율적인 배움의 방법이 될 수 있으니까. 잘 따라 해야 자기 것도 잘 만든다. 하늘 아래 나만 아는 창의성은 없다. 나만의 방법으로 창조해보겠다며 어중간히 이도저도 아닌 내용을 보고하는 게 가장 최악이다.

●HOW-TO 영문 보고서를 잘 쓰지 못하겠다고? 외국계 컨설팅회사의 업무 보고서, 광고대행사의 제안서 등 주변에서 좋은 영문 보고서를 수집하자. 따라 할 것은 보고서만이 아니다. 상사의 프레젠테이션 기술도 따라 할 수 있다. 제스처, 호흡과 발성, 시선 등 잘 관찰했다가 내 것으로 만들어야 한다.

●PLUS TIP 선배의 이메일을 카피해보자. 문장 구조, 서명, 제목 작성법 등 배워야 할 것이 산더미다.

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7 출퇴근 시간에 정보를 수집하라
출퇴근 시간에 지하철 안에서 보내는 자투리 시간을 무시해서는 안 된다. 이때 스마트폰으로 수집한 작은 정보가 오늘 하루동안 나의 작은 무기가 될지도 모른다.

●HOW-TO 포털사이트의 정치, 경제, 사회 뉴스는 제목이라도 훑어두자. 식사나 미팅 자리에서 침묵이 흐를 때 좋은 대화 소재가 되어줄 것이다. 중요한 발표나 회의가 있는 날에는 문서에 쓰인 ‘팩트’를 점검하는 시간으로 활용하자. 검색하며 얻는 추가 정보는 부연 설명을 할 수 있는 무기로 활용할 수 있다.

●PLUS TIP 포털사이트의 뉴스 카테고리는 관심사 위주로 편집할 것.

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8 나만의 필살기를 만든다
모든 일을 완벽하게 해내는 사람은 없다. 그래서 단점을 덮을 수 있는 강점이 있어야 한다. 직장에서 ‘쓸모 있다’는 인상을 주는 일은 그리 어렵지 않다.

●HOW-TO 보고서를 잘 쓰고 발표를 잘해서 “발표만큼은 가 잘하지!”란 소리를 들으면 좋겠지만, 그게 아니더라도 가장 인기 있는 아이돌 그룹에 대해 잘 안다거나 퇴근 후나 주말에 갈 만한 맛집 리스트를 꿰고 있는 아주 보잘것없어 보이는 것이라도 좋다. 새로운 강점을 개발하고 싶다면 팀에서 자신이 어떤 역할을 하면 좋을지 고민해보자. 자료 조사를 잘하는 사람이 없다면 자료를 조사하는 역량을 키워 팀에 보탬이 될 수 있다.

●PLUS TIP 내가 무엇을 잘하는지 잘 모르겠다면 상사나 선배에게 자신의 강점을 직접 묻는 것도 방법이다. 이런 과정을 통해 단점을 보완하고 강점은 더 개발해 나가면 된다.

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9 좋아하는 일에 몰두하라
위에서 시키는 일은 당연히 재미없다. 능동적으로 일하는 사람이 결국 이긴다. 일에서 재미를 찾고 싶다면 하고 싶은 일을 자신이 먼저 추진해보자. 물론 좋아하는 일을 한다는 게 쉬운 일이 아니다. 그러기 위해선 ‘좋아하지는 않지만 꼭 해야 할 일’을 빨리, 정확하게 끝낼 필요가 있다.

●HOW-TO ‘무엇을 하면 회사에 가장 기여할 수 있을까?’ ‘어떤 일이 나의 강점을 발휘하여 즐거우면서도 회사에 절대적인 공헌을 할 수 있을까’라는 질문을 스스로에게 던져볼 것. 회사에는 일이 많다. 조금만 더 신경을 쓰면 내가 좋아하는 일을 찾을 수 있다. 도전해보고 싶은 일을 찾았다면 맡고 싶은 의지를 상사나 선배에게 드러내볼 것. 언제든 맡겨만 주면 잘할 수 있다는 자신감을 보이는 것도 중요하다. 기회는 스스로 만드는 거다.

●PLUS TIP 스스로 시작한 일이라면 그에 따르는 책임 역시 마찬가지로 자신이 직접 져야 한다. 제대로 업무를 수행하지 않거나 금방 포기해버린다면 그동안 쌓은 신뢰를 잃을 수도 있다.

사진제공 shutterstock.com
참고서적 <최고들의 일머리 법칙> 김무귀, 리더스북
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